scopeArchiv
scopeArchiv™ ist eine umfassende Archivsoftware für öffentliche und private Archive.
Die modulare Standardlösung unterstützt die typischen Geschäftsprozesse, von der Pflege des Bereichs Vorarchiv sowie der Übernahme und Aufbereitung von Unterlagen, über die Erschliessung und Lagerung bis hin zur Vermittlung bzw. Recherche und Bestellung von Archivgut über Internet oder Intranet. scopeIngest erweitert scopeArchiv™ zum hybriden Archivinformationssystem und bietet digitale Langzeitarchivierung nach OAIS (ISO 14721).
Eine Datenbank, ein Gesamtsystem
scopeArchiv ist modular aufgebaut und kann im Baukastenprinzip individuell für das jeweilige Archiv zusammengestellt werden. Über 20 Module und PlugIns stehen zur Verfügung. Egal wieviele Module Sie konkret benötigen, das System präsentiert sich immer als Gesamtsystem. Es können jederzeit zusätzliche Module hinzugefügt werden – ohne Migration von Datenbeständen und ohne Änderung des generellen Bedienkonzeptes.
Für grössere Archivinstitutionen mit komplexen Anforderungen
Als Standardlösung für grosse bis sehr grosse Archive deckt sie die Anforderungen von grossen Kommunalarchiven, Staatsarchiven und Nationalarchiven perfekt ab. scopeArchiv™ passt sich den vorhandenen Archivstrukturen an. Die Lösung kann im eigenen Rechenzentrum oder in deer Cloud bei ausgelagerten Dienstleistern betrieben werden. Gesamthaft stehen in scopeArchiv über 20 verschiedene Module und PlugIns zur Verfügung. Diese können beliebig kombiniert werden.
Sie haben also die freie Wahl der Funktionalität und Komplexität Ihrer Lösung und beschaffen somit auch nur die Module, die Sie tatsächlich brauchen. Zusätzliche Module können jederzeit ohne Migration von Daten zur Gesamtlösung hinzugefügt werden.
Entdecken Sie den Leistungsumfang von scopeArchiv™
Archivmodule
Module aus den Bereichen des klassischen Archivinformationssystems sowie der Dossierverwaltung
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Verzeichnungseinheiten PRO
Generierung von Verzeichnungseinheiten in einer hierarchischen Struktur im Rahmen der Erschliessung. Erfassung und Verwaltung aller für eine Verzeichnungseinheit relevanten Informationen (Benutzungsbestimmungen, Schutzfristen, Verweise usw.). Abbildung der Archivtektonik.
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Deskriptoren PRO
Vertiefte Erschliessung und standardisierte Beschreibung von Verzeichnungseinheiten, Objekten oder Partnern mittels Vergabe von Begriffen (Vorzugs und Nicht Vorzugsbenennungen usw.). Zentrale Verwaltung (standardisierter) Begriffe. Erleichterung der Suche nach Verzeichnungseinheiten und Objekten.
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Behältnisse
Verpackung von (logischen) Verzeichnungseinheiten in physische Behältnisse. Auszeichnung der Behältnisse (Barcodes, Etiketten) und Verbindung mit einem Standort. Kategorisierung und Kontrolle des Behältnisinhalts. Aushebung und Ausleihe.
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Standorte
Erfassung und Pflege von Gebäuden, Räumlichkeiten, Gestellen und Ablageflächen. Optimale Bewirtschaftung der Lagerflächen (Ausweis von Leerplätzen usw.). Schnelles und zuverlässiges Auffinden von Behältnissen und Unterlagen.
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Ausleihen PRO
Entgegennahme von Ausleihen über Internet/Intranet (bedingt scopeQuery und Bestellschalter). Bearbeitung von Ausleihen an interne und externe Kundschaft (Bestellung, Ausleihe, Rücknahme, Mahnung, Wartelisten usw.). Auswertung der Benutzung des Archivguts.
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Reproduktionen
Entgegennahme von Reproduktionsaufträgen über Internet/Intranet (bedingt scopeQuery und Bestellschalter). Abwicklung von Reproduktionsaufträgen (Kopien von Akten, Fotos, Plänen usw.). Kontrolle und Auswertung der Reproduktionstätigkeit bzw. des Reproduktionsstand.
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Ablieferungen
Verbindung zu Unterlagen produzierenden und abliefernden Partnern. Verwaltung von Ablieferungen und deren Standorten. Verbindungen zu früheren Ablieferungen und erschlossenen Beständen.
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Partner PRO
Erfassung und Pflege sämtlicher Stammdaten der Partner. Direkte Verfügbarkeit von Partnerdaten für die Kommunikation via E-Mail, Telefon, Brief usw. Verknüpfung von Partnern mit andern Daten wie Ablieferungen, Verzeichnungseinheiten, Ausleihen usw.
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Aktenpläne
Speicherung von Aktenplänen Unterlagen produzierender Partner, um sie als Ordnungssysteme von und als Zugangswege zu archivierten Verzeichnungseinheiten zu erhalten. Pflege der Bezüge zu Unterlagen produzierenden Partnern, erschlossenen Beständen, Verwaltungsdossiers und andern Aktenplänen.
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Dossiers
Erfassung von übergeordneten Informationen zu Geschäften. Typisierung von Geschäften und Herstellung von Beziehungen zu am Geschäft beteiligten Partnern bzw. anderen Geschäften. Auswertung der eigenen Geschäftstätigkeit unter verschiedensten Gesichtspunkten. Registrierung von Geschäften in einem Aktenplan (Registraturplan). Aktivitäten, Dokumente und Ereignisse im Rahmen von Dossiers korrekt nachgewiesen werden, ist die Nachvollziehbarkeit von Geschäften sichergestellt.
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Dokumente
Erfassung und Pflege von Metadaten der zu einem Dossier (Geschäft) gehörigen Dokumente. Erstellung von Dokumenten (z. B. auf der Basis von Vorlagen) direkt aus scopeDossier heraus. Verwaltung von Dokumenten im logischen Geschäftszusammenhang, d. h. abgelegt in einem Dossier und bezogen auf Partner, Ereignisse und Aktivitäten.
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Ereignisse
Erfassung und Pflege von Geschäftsvorfällen (Ereignissen) wie Sitzungen, Posteingängen etc. Verwaltung von Ereignissen im logischen Geschäftszusammenhang. Dossierübergreifende Auswertung.
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Aktivitäten
Erfassung und Pflege von Aktivitäten (Erarbeiten, Zusammenstellen etc.) im Rahmen einzelner Geschäfte. Terminierung von Aktivitäten und Zuweisung an die am Geschäft beteiligten Partner. Dossierübergreifende Auswertung von Pendenzen (Projekt-Controlling).
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Mail-Assistent
(Add-in zu MS Outlook) Registrierung von ein- und ausgehenden E-Mails in einem Dossier. Erstellen und Verschicken eines Dokuments (E-Mail und Anhänge) und Speicherung des Geschäftsvorfalls gemäss den Vorgaben des Dossiers. Verknüpfung von E-Mails mit Aktivitäten und Ereignissen. Automatische Registrierung einer Aktivität als Aufgabe in MS Outlook.
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Kompetenzen
Erfassung, Strukturierung und Pflege von Kompetenzen, deren Einbettung in einen zeitlichen und rechtlichen Kontext, Verknüpfung zu Kompetenzträgern (= Partner wie Behörden, Kommissionen, Organisationseinheiten usw.).
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Objekte
Erschliessung und Inventarisierung von Bauwerken (inkl. Haupt , Teil und Nebenobjekten) Zusätzliche Erschliessung durch Deskriptoren. Verknüpfung zu Verzeichnungseinheiten.
Web Access / Interface / WebTools
Zur Vermittlung der archivischen Inhalte
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scopeQuery
Recherche in den Archivbeständen über Internet/Intranet.
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QueryFilePublisher
Erstellung und Platzierung einer Kopie der zur Veröffentlichung freigegebenen Dateien auf dem Web-Server.
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Query Bestellschalter
Aufgabe von Bestellungen für Ausleihen oder Reproduktionen über Internet/Intranet.
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Query Synchronisation Tool
Synchronisation der öffentlichen Verzeichnungsdaten der Produktiven- zur Vermittlungsdatenbank in EAD 2002. Kann auch ohne scopeArchiv betrieben werden.
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scopeXplore
Vermittlung der Archivinhalte zur Online-Recherche. Mit zusätzlichen Möglichkeiten wie Zeitstrahl, Geosuche, virtuellen Ausstellungen oder Blog.
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scopeXploreSync
Synchronisation der öffentlichen Verzeichnungsdaten der scopeArchiv zur scopeXplore Datenbank. Das Quellsystem kann auch (anstatt der Datenbank) eine EAD 2002 Datei sein.
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scopeGO!
Webbasierte Pflege von Verzeichnungeinheiten.
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scopeRecordCenter
Webbasiertes Ablieferungs Tool zur Aufbewahrung sowie Ingestierung von Dokumenten sowie deren Metadaten via scopeIngest.
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OAI-PMH Schnittstelle
Zur Vermittlung der Verzeichnungsdaten gemäss dem OAI-PMH Standard
Digitale Langzeitarchivierung
Zur Abdeckung der digitalen Langzeitarchivierung gemäss OAIS DIN ISO 14721
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scopeIngest OAIS PRO
Standard scopeIngest der Digital Born Daten gemäss OAIS und dem CH Standard eCH-0160 mit einer Integration des Fedora Commons Repositories (Adapter) und SIP Tool Roda-In inkludiert.
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Repository Integration Optional
Spezifische Anbindung des scopeIngest mit Adaptern für z.B. Digitool von ExLibris oder DIAS von IBM
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scopeConverter
Umwandlung der Primärdaten z.B. Word, Excel in Langzeitformate z.B. PDF/A und dies unabhängig von scopeArchiv/scopeIngest mit einer Docker Technologie
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scopeTKS
Die TurnKeySolution (TKS) ermöglicht die Installation und den Betrieb der scopeOAIS Lösung auf diversen unter sich abgestimmten Virtuellen Maschinen (VMs). Ist der Standard zur Installation via einer Integration der Ingest VMs auf der Kunden Infrastruktur oder auch als Appliance.
Systemverwaltung Basis
Die Basis der scope Produkte und Konfiguration der Inhalte sowie der Benutzer
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Datenelemente
Erfassung und Pflege von Eingabefeldern in den verschiedensten Formaten, die zu Erfassungsformularen zusammengestellt werden können. Datenelementen können Codelisten hinterlegt werden.
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Formulare
Erstellung und Pflege von Eingabeformularen (Erfassungsmasken) aus denjenigen Elementen, die mit dem Modul Datenelemente definiert wurden.
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Codes
Erfassung und Pflege von Codes und Codegruppen (Wortschätzen), die an den verschiedensten Orten im System zur Verfügung gestellt werden können.
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Berichte
Pflege bestehender Berichte (Reports). Erfassung und Einbindung selbst erstellter Berichte.
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Systembenutzer
Erfassung und Pflege aller Systembenutzer (named users). Definition und Pflege der Zugriffsberechtigungen aller Systembenutzer (lesen, schreiben, administrieren etc.).
Assistenten
Zum Import von Meta- und Primärdaten zur automatischen Generierung von Verzeichnungseinheiten sowie der Integration von Bildern, Medieninhalten etc.
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Bild-Assistent
Überführung digitalisierter Bild- oder Plandateien (Vektorzeichnungen) in benutzerdefinierte Zielformate (JPEG usw.). Verknüpfung der Ausgangs- und Zieldateien mit bestehenden Verzeichnungseinheiten.
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Findmittel-Assistent
Überprüfung, Bereinigung und Umorganisation bestehender Findmittel in zahlreichen Ausgangsformaten wie Word, Access oder Excel via Zwischenformat (tab delimited) Laden der überprüften Findmittel in scopeArchiv (Verzeichnungseinheiten).
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Übernahme-Assistent
Automatisierte Aufbereitung elektronischer Ablieferungsverzeichnisse und Ablieferungen (Meta- und Primärdaten) aus externen Quellen unter Wahrung der Struktur (Formate: tab delimited, CSV, XML gemäss separater Schnittstellen-Spezifikation).Kontrolle und Bearbeitung der Daten vor der Übernahme nach scopeArchiv (Verzeichnungseinheiten, Deskriptoren, Aktenpläne).
Plug-Ins
Zum Export und Import von Inhalten (Meta- und Primärdaten)
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Excel Export-Plug-In
Export von Daten der scopeArchiv Module nach MS Excel.
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Word Vorlagen-Plug-In
Export von Daten der scopeArchiv Module nach MS Word. Erstellen von Findbüchern.
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EAD Export Plug-in
Export von Metadaten der Verzeichnungseinheit nach dem EAD Standard APEX oder DDB zur Anbindung der Portale
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Datenimport Plug-In
Import von Metadaten zu bestehenden Verzeichnungseinheiten mit der Wahl der zu akutalisierenden Datenelemente
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Files Manager Plug-In
Verwaltung der verlinkten Dateien der Verzeichnungseinheiten wie Upload, Download von selektierten Dateien ausgewählter Verzeichnungseinheiten, Aktivierung zur Publikation via dem QueryFilePublisher für Query.
Services
Zusätzliche Systemdienste
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FileWatcher Service
Prüft, ob Dateien oder Verzeichnisse im Windows Dateisystem verschoben oder umbenannt wurden, und allenfalls führt die Verknüpfungen und Indices in der scopeArchiv-Datenbank nach.
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Reminder Service
Automatischer Versand von E-Mails beim Eintreffen gewisser Bedingungen (z.B. „Ausleihdatum überschritten“, „Zieltermin erreicht“). Modulunabhängig und für nahezu jede Erinnerungsfunktion programmierbar.
Downloads: Technische Informationen
Untenstehend finden Sie die aktuellen Systemanforderungen sowie die Release Notes der neusten Updates Versionen.
