Aperçu des produits – Logiciels d’archivage scope

Gestion du système

La gestion du système permet de définir et de gérer les fonctions de base disponibles à l’échelle du système (rapports, listes de sélection, conception de formulaires de saisie et de leurs parties, droits des utilisateurs du système). La gestion du système permet d’attribuer des licences à plusieurs modules en tant que groupe. Leur utilisation est généralement réservée aux administrateurs du système.

Codes

Collecte et maintenance des codes et groupes de codes (lexiques), qui peuvent être mis à disposition à différents endroits du système.

Éléments de données

Collecte et maintenance de champs de saisie dans une grande variété de formats, qui peuvent être regroupés en des formulaires de saisie. Les éléments de données peuvent s’appuyer sur des listes de codes.

Formulaires

Création et maintenance de formulaires de saisie (masques de saisie) à partir des éléments qui ont été définis avec le module Éléments de données.

Rapports

Maintenance des rapports existants. Saisie et intégration des propres rapports générés.

Service de rappel

Envoi automatique d’e-mails lorsque certaines conditions sont remplies (par exemple « date de prêt dépassée », « échéance atteinte »). Programmable indépendamment du module et pour presque toutes les fonctions de rappel.

Utilisateur du système

Collecte et maintenance de tous les utilisateurs du système (utilisateurs nommés). Définition et maintenance des autorisations d’accès pour tous les utilisateurs du système (lecture, écriture, administration, etc.).

Domaine pré-archivistique

Assistant de transfert

Préparation automatisée de répertoires de livraison et de livraisons électroniques (métadonnées et données primaires) à partir de sources externes tout en conservant la structure (formats : délimité par tabulation, CSV, XML selon la spécification d’interface séparée). Contrôle et traitement des données avant le transfert vers scopeArchiv (unités de catalogage, descripteurs, plans de fichiers).

Compétences

Collecte, structuration et maintenance des compétences, intégration de celles-ci dans un contexte temporel et juridique, combinaison avec les porteurs de compétences (= partenaires tels que les autorités, les commissions, les unités organisationnelles, etc.).

Livraisons

Liaison avec les partenaires producteurs et fournisseurs de documents. Gestion des livraisons et de leurs emplacements. Liaisons vers les livraisons précédentes et les stocks compulsés.

Plans de classement

Mémorisation des plans de classement des partenaires producteurs de documents, afin de les conserver comme systèmes de classement et comme moyens d’accès aux unités de catalogage archivées. Maintenance des références aux partenaires producteurs de documents, aux stocks compulsés, aux dossiers administratifs et autres plans de classement.

Domaine archiviste

Compulsation

Descripteurs

Compulsation approfondie et description normalisée des unités de catalogage, des objets ou des partenaires par l’attribution de termes (appellations préférées, non préférées, etc.). Gestion centrale des termes (normalisés). Recherche facilitée d’unités de catalogage et d’objets.

Objets

Compulsation et inventaire des bâtiments (y compris les objets principaux, partiels et secondaires) Compulsation supplémentaire par descripteurs. Lien vers les unités de catalogage.

Unités de description

Génération d’unités de catalogage dans une structure hiérarchique dans le cadre de la compulsation. Collecte et gestion de toutes les informations pertinentes pour une unité de catalogage (conditions d’utilisation, périodes de protection, références, etc.) Illustration de la tectonique des archives.

Gestion du site de stockage et du fonds d’archives

Conteneurs

Conditionnement des unités de catalogage (logiques) dans des conteneurs physiques. Marquage des conteneurs (codes à barres, étiquettes) et lien avec un site. Catégorisation et contrôle du contenu du conteneur. Recrutement et prêt.

Emplacements

Collecte et entretien des bâtiments, des locaux, des rayonnages et des aires de stockage. Gestion optimale des surfaces de stockage (identification des emplacements vides, etc.). Localisation rapide et fiable des conteneurs et des documents.

Assistants

Assistant outil de recherche

Vérification, nettoyage et réorganisation des instruments de recherche existants dans de nombreux formats sources tels que Word, Access ou Excel via un format intermédiaire (délimitation par tabulation). Chargement des instruments de recherche vérifiés dans scopeArchiv (unités de catalogage).

Assistant photo

Conversion de fichiers d’images ou de plans numérisés (dessins vectoriels) dans des formats cibles définis par l’utilisateur (JPEG, etc.). Liaison des fichiers source et cible aux unités de catalogage existantes.

Utilisation et médiation

Emprunts

Réception des prêts via Internet/Intranet (nécessite scopeQuery et un guichet de commande). Traitement des prêts aux clients internes et externes (commandes, emprunts, retours, rappels, listes d’attente, etc.). Évaluation de l’utilisation de la matière archivée.

Guichet de commande des requêtes

Émission de commandes de prêts ou de reproductions via Internet/Intranet.

QueryFilePublisher

Création et placement d’une copie des fichiers libérés pour la publication sur le serveur web.

Reproductions

Réception des commandes de reproduction via Internet/Intranet (nécessite scopeQuery et un guichet de commande). Traitement des commandes de reproduction (copies de dossiers, photographies, plans, etc.). Contrôle et évaluation de l’activité de reproduction ou de l’état de reproduction.

scopeQuery

Recherche dans les fonds d’archives via Internet/Intranet.

Gestion des affaires

En plus de la gestion proprement dite des archives, toute activité d’archivage inclut également les affaires administratives habituelles : Gestion de projets internes, conseils aux partenaires dans le domaine pré-archivistique, etc. Avec la gestion des affaires, plusieurs modules sont licenciés en tant que groupe. Lorsque tous les modules sont utilisés dans toute leur étendue, le résultat est une gestion des affaires différenciée à assistance électronique. La gestion des partenaires, par exemple, convient parfaitement à la maintenance des partenaires d’un service d’archives (agences de livraison, fournisseurs, utilisateurs) et au déroulement des affaires avec eux. Certaines parties de la gestion des affaires, notamment les partenaires, sont une condition préalable à l’utilisation d’autres modules de scopeArchiv™. La gestion des affaires peut également être installée seule, c’est-à-dire sans les modules spécifiques aux archives, bien évidemment conjointement avec la gestion du système.

Activités

Collecte et maintenance des activités (élaborations, regroupements, etc.) dans le cadre des affaires individuelles. Programmation des activités et affectation aux partenaires impliqués dans l’affaire. Évaluation sur l’ensemble des dossiers des éléments en instance (contrôle de projet).

Assistant de messagerie

(Add-in à MS Outlook) Enregistrement des courriers électroniques entrants et sortants dans un dossier. Création et envoi d’un document (courrier électronique et pièces jointes) et enregistrement de la transaction commerciale conformément aux spécifications du dossier. Liaison des courriers électroniques aux activités et aux événements. Enregistrement automatique d’une activité en tant que tâche dans MS Outlook.

Documents

Collecte et maintenance des métadonnées des documents appartenant à un dossier (affaire). Création de documents (par exemple sur la base de modèles) directement à partir de scopeDossier. Gestion de documents dans un contexte d’affaire logique, c’est-à-dire stockés dans un dossier et en référence à des partenaires, des événements et des activités.

Dossiers

Collecte d’informations de niveau supérieur à propos des affaires. Définition des types d’affaires et création de relations avec les partenaires impliqués dans l’affaire ou d’autres affaires. Évaluation de ses propres activités d’affaire sous différents angles. Enregistrement des affaires dans un plan de classement (plan de registre). Lorsque les activités, documents et événements sont correctement attestés dans le cadre de dossiers, la traçabilité des affaires est assurée.

Événements

Collecte et maintenance des transactions (événements) telles que les réunions, le courrier entrant, etc. Gestion des événements dans le contexte logique des affaires. Évaluation couvrant l’ensemble du dossier.

Partenaires

Collecte et maintenance de toutes les données de référence des partenaires. Disponibilité directe des données des partenaires pour la communication par courrier électronique, téléphone, lettre, etc. Liaison des partenaires avec d’autres données telles que les livraisons, les unités de catalogage, les prêts, etc.

Programmes spéciaux

Plug-in d’exportation Excel

Exportation des données des modules scopeArchiv vers MS Excel.

Plug-in pour modèles Word

Exportation des données des modules scopeArchiv vers MS Word. Création de cahiers de recherche.

Service FileWatcher

Vérification si des fichiers ou des répertoires ont été déplacés ou renommés dans le système de fichiers Windows et, si nécessaire, mise à jour des liens et des index dans la base de données scopeArchiv.

Archivage numérique longue durée avec scopeOAIS™

L’archivage numérique longue durée selon OAIS est disponible pour tous les produits scope (scopeArchiv™, scopeBusiness et scopeVerbund). Cette fonctionnalité a été adaptée et entièrement intégrée dans chaque produit (archivage hybride). Des outils supplémentaires, par exemple pour l’acquisition « sans SIP » ou les livraisons numériques simplifiées, assistent l’archivage et augmentent l’efficacité.

Intégration de référentiel

Connexion spécifique de scopeIngest avec des adaptateurs, par exemple pour Digitool d’ExLibris ou DIAS d’IBM.

scopeConverter

Conversion de données primaires, par exemple Word, Excel, en formats de longue durée, par exemple PDF/A, et ce indépendamment de scopeArchiv/scopeIngest avec une technologie Docker

scopeIngest OAIS

scopeIngest standard des données Digital Born selon OAIS et la norme suisse eCH-0160 avec une intégration du dépôt Fedora Commons (adaptateur) et de l’outil SIP Roda-In inclus.

scopeRecordCenter

Outil de diffusion basé sur le web pour la conservation et l’ingestion de documents et de leurs métadonnées via scopeIngest.

Ces clients font confiance à la solution d’archivage de scope