scope Archivesoftware

Umfassende Archivsoftware für öffentliche und private Archive.

scopeArchiv ist modular aufgebaut und kann im Baukastenprinzip individuell für das jeweilige Archiv zusammengestellt werden. Über 20 Module und Erweiterungen stehen zur Verfügung. Egal wie viele Module Sie konkret benötigen, das System präsentiert sich immer als Gesamtsystem. Es können jederzeit zusätzliche Module hinzugefügt werden, ohne Migration von Datenbeständen und ohne Änderung des generellen Bedienkonzeptes.

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Leistungsumfang

Entdecken Sie den Leistungsumfang von scopeArchiv

Systemverwaltung

Die Systemverwaltung ist das zentrale Steuerungsmodul der scope-Produkte. Hier können Sie sämtliche Inhalte und Benutzer effizient administrieren, Einstellungen individuell konfigurieren und die Grundlage für eine sichere und flexible Archivlösung schaffen.

Systembenutzer

Erfassen und verwalten Sie alle Systembenutzer Ihrer Archivlösung und legen Sie individuelle Zugriffsrechte für Lesen, Schreiben und Administration fest.

Berichte

Gestalten und integrieren Sie eigene Reports oder pflegen Sie bestehende Berichte, um stets aktuelle Auswertungen nutzen zu können.

Formulare

Erstellen und bearbeiten Sie flexible Eingabeformulare für Ihre Daten auf Basis der individuell definierten Elemente aus dem Modul „Datenelemente“.

Datenelemente

Definieren und verwalten Sie Eingabefelder in unterschiedlichen Formaten, die zu Erfassungsformularen zusammengestellt werden können und hinterlegen Sie Codelisten für eine präzise Datenerfassung.

Codes

Verwalten Sie zentrale Codes und Codegruppen (Wortschätze), die flexibel in verschiedenen Systembereichen zur Verfügung stehen.

Verzeichnungseinheiten

Generierung von Verzeichnungseinheiten in einer hierarchischen Struktur im Rahmen der Erschliessung. Erfassung und Verwaltung aller für eine Verzeichnungseinheit relevanten Informationen (Benutzungsbestimmungen, Schutzfristen, Verweise usw.). Abbildung der Archivtektonik.

Standorte

Erfassung und Pflege von Gebäuden, Räumlichkeiten, Gestellen und Ablageflächen. Optimale Bewirtschaftung der Lagerflächen (Ausweis von Leerplätzen usw.). Schnelles und zuverlässiges Auffinden von Behältnissen und Unterlagen.

Behältnisse

Verpackung von (logischen) Verzeichnungseinheiten in physische Behältnisse. Auszeichnung der Behältnisse (Barcodes, Etiketten) und Verbindung mit einem Standort. Kategorisierung und Kontrolle des Behältnisinhalts. Aushebung und Ausleihe.

Deskriptoren

Vertiefte Erschliessung und standardisierte Beschreibung von Verzeichnungseinheiten, Objekten oder Partnern mittels Vergabe von Begriffen (Vorzugs und Nicht-Vorzugsbenennungen usw.). Zentrale Verwaltung (standardisierter) Begriffe. Erleichterung der Suche nach Verzeichnungseinheiten und Objekten. Mit der GND-Erweiterung kann die Funktionalität erweitert werden.

Ablieferungen

Verbindung zu Unterlagen produzierenden und abliefernden Partnern. Verwaltung von Ablieferungen und deren Standorten. Verbindungen zu früheren Ablieferungen und erschlossenen Beständen.

Partner

Erfassung und Pflege sämtlicher Stammdaten der Partner. Direkte Verfügbarkeit von Partnerdaten für die Kommunikation via E-Mail, Telefon, Brief usw. Verknüpfung von Partnern mit andern Daten wie Ablieferungen, Verzeichnungseinheiten, Ausleihen usw.

Ausleihen

Entgegennahme von Ausleihen über Internet/Intranet (bedingt scopeQuery und Bestellschalter). Bearbeitung von Ausleihen an interne und externe Kundschaft (Bestellung, Ausleihe, Rücknahme, Mahnung, Wartelisten usw.). Auswertung der Benutzung des Archivguts.

Reproduktionen

Entgegennahme von Reproduktionsaufträgen über Internet/Intranet (bedingt scopeQuery und Bestellschalter). Abwicklung von Reproduktionsaufträgen (Kopien von Akten, Fotos, Plänen usw.). Kontrolle und Auswertung der Reproduktionstätigkeit bzw. des Reproduktionsstand.

Aktenpläne

Speicherung von Aktenplänen Unterlagen produzierender Partner, um sie als Ordnungssysteme von und als Zugangswege zu archivierten Verzeichnungseinheiten zu erhalten. Pflege der Bezüge zu Unterlagen produzierenden Partnern, erschlossenen Beständen, Verwaltungsdossiers und andern Aktenplänen.

Dossiers

Erfassung von übergeordneten Informationen zu Geschäften. Typisierung von Geschäften und Herstellung von Beziehungen zu am Geschäft beteiligten Partnern bzw. anderen Geschäften. Auswertung der eigenen Geschäftstätigkeit unter verschiedensten Gesichtspunkten. Registrierung von Geschäften in einem Aktenplan (Registraturplan). Aktivitäten, Dokumente und Ereignisse im Rahmen von Dossiers korrekt nachgewiesen werden, ist die Nachvollziehbarkeit von Geschäften sichergestellt.

Dokumente

Erfassung und Pflege von Metadaten der zu einem Dossier (Geschäft) gehörigen Dokumente. Erstellung von Dokumenten (z. B. auf der Basis von Vorlagen) direkt aus scopeDossier heraus. Verwaltung von Dokumenten im logischen Geschäftszusammenhang, d. h. abgelegt in einem Dossier und bezogen auf Partner, Ereignisse und Aktivitäten.

Aktivitäten

Erfassung und Pflege von Aktivitäten (Erarbeiten, Zusammenstellen etc.) im Rahmen einzelner Geschäfte. Terminierung von Aktivitäten und Zuweisung an die am Geschäft beteiligten Partner. Dossierübergreifende Auswertung von Pendenzen (Projekt-Controlling).

Objekte

Erschliessung und Inventarisierung von Bauwerken (inkl. Haupt-, Teil- und Nebenobjekten). Zusätzliche Erschliessung durch „Deskriptoren“. Verknüpfung zu „Verzeichnungseinheiten“.

Mit scopeQuery haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten digital über Internet oder Intranet darzustellen. Öffentlich zugängliche Bestände können unkompliziert durchsucht, gelesen oder bei Bedarf ausgeliehen werden.

scopeQuery

Recherche in den Archivbeständen über das Internet oder das Intranet. Erstellung und Platzierung einer Kopie der zur Veröffentlichung freigegebenen Dateien auf dem Web-Server. Das Modul kann durch diverse Erweiterungen optimiert werden

Query Bestellschalter

Aufgabe von Bestellungen für Ausleihen oder Reproduktionen über das Internet oder Intranet.

Query Synchronisation Tool

Vermittlung der Archivinhalte zur Online-Recherche. Mit zusätzlichen Möglichkeiten wie Zeitstrahl, Geosuche, virtuellen Ausstellungen oder Blog.

OAI-PMH Schnittstelle

Zur Vermittlung der Verzeichnungsdaten gemäss dem OAI-PMH Standard.

scopeGO!

Webbasierte Pflege von Verzeichnungeinheiten

Mit scopeIngest unterstützen wir Sie dabei, den Weg zur digitalen Langzeitarchivierung gemäss OAIS DIN ISO 14721 sicher und effizient zu gehen. So bewahren Sie Ihre digitalen Unterlagen dauerhaft und revisionssicher.

scopeIngest OAIS

Verarbeitung der Daten gemäss OAIS und dem CH Standard eCH-0160 mit einer Integration des Fedora Commons Repositories (Adapter). Es werden alle gängigen Dateiformate unterstützt, inklusive der Konvertierung (PDF/A).

Repository Integration

Spezifische Anbindung des scopeIngest mit Adaptern für z.B. Digitool von ExLibris oder DIAS von IBM.

DIMAG Langzeitarchivierung

Die DIMAG Schnittstelle verbindet scopeArchiv mit Ihrer digitalen Langzeitarchivierung.

Nachfolgend finden Sie zusätzliche Applikationen, die die Standardfunktionen erweitern. Dazu gehören unter anderem Werkzeuge zum Export und Import von Inhalten, sowohl von Meta- als auch Primärdaten.

Import von Metadaten

Export von Metadaten

  • EAD Standard APEX
  • EAD DDB
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
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